Картотека - справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).

В зависимости от задач по использованию документов могут создаваться предметные и предметно-тематические картотеки.

В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов - по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем - по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)

Целесообразным является создание картотек по личному составу для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.

Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.

При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.

Такая преемственность облегчит переход работы в архивоведении на новый технический уровень.

Особое место среди архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при первом поступлении документов фонда в архив организации. В последующем по истечении 5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.

Историческую справку составляет и подписывает заведующий архивом. В организациях с небольшим объемом дел, образующихся за год, историческую справку можно заменить предисловием к описи дел постоянного хранения.

Историческая справка состоит из трех разделов:

1. истории фондообразователя;

2. истории фонда;

3. характеристики документов фонда.

Первый раздел - история фондообразователя, (в хронологической последовательности) содержит следующие сведения:

1. даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации организации;

2. крайние даты деятельности организации;

3. изменения в названии и деятельности организации;

4. задачи и функции организации и их изменения;

5. масштаб деятельности организации и ее место в системе государственного аппарата, отрасли;

6. структура организации и ее изменения (с указанием дат).

Второй раздел-история фонда, содержит следующие сведения:

1. Количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

2. состав документов фонда и крайние даты каждой группы;

3. время поступления фонда в архив организации;

4. степень сохранности документов;

5. изменения в составе и объеме документов фонда;

6. указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный государственным архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).

Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.

В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:

1. основные виды документов;

2. указывают на особенности документирования в данной организации;

3. дают общие сведения об использовании документов (основное содержание и количество справок социально-правового характера, подбора и выдачи документов в структурные подразделения, и т. п.

Справку печатают на общем бланке организации в 4-х экземплярах (3 экземпляра предназначены для государственного архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.

Система научно-справочного аппарата к архивным документам

Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

В систему научно - справочного аппарата архива входят:

1. Архивная опись - это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.

Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.

Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива - указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление.

В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи:

· Дел постоянного срока хранения;

· Дел временного срока хранения

· Дел по личному составу;

· Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).

Состав архивной описи:

· Описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);

· Итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);

· Лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);

· Справочный аппарат к описи.

Справочный аппарат к описи включает:

· Титульный лист;

· Предисловие;

· Список сокращённых слов;

· Переводная таблица (в случае переработки);

· Указатели.

Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).

Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах.

Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку.

От качества подготовки описи зависит эффективность поиска архивной документной информации.

2. Каталоги. Они бывают:

· Систематические. К немунужно обращаться в том случае, если необходимо выяснить, по каким отраслям знания имеются книги в библиотеке; необходимо подобрать литературу по определенной теме, вопросу, предмету; нужно установить автора и точное название книги, если известно ее содержание.

Название каталога говорит о том, что карточки с описанием произведений печати сгруппированы по определенной системе, в соответствии с содержанием по отдельным отраслям знаний. Книги разных авторов по одной и той же теме, таки образом, собраны вместе.

Последовательность расположения основных отделов каталога и подотделов внутри каждого отдела зафиксирована в особом документе - схеме классификации. За многовековую историю существования библиотек создано немало различных вариантов схем классификации. Наиболее прогрессивные из них всегда опирались на классификацию наук, которая стремилась установить правильные связи и взаимодействия различных наук между собой.

· Методических пособий.

3. Картотека - справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).

Она бывает:

· Именная;

· Именная бойцов-минёров;

· По предоставлению гражданам жилплощади; метрических книг.

4. Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива (ов), краткий справочник по фондам архива, тематический путеводитель по фондам архива.

Путеводитель по архивам - вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты

5. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели в архиве организации могут быть межфондовыми, внутрифондовыми, по форме - электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик - глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей - алфавитными, систематическими, хронологическими.

Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).

Основными видами указателей являются:

· предметный (его разновидности - тематический, именной, географический),

· хронологический.

По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

6. Обзор документов - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.

Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор.

Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и / или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору

7. Перечни - это архивные справочники, которые создаются на основе описания архивных документов, т.е. на основе создания вторичной информации о составе, содержании и поисковых данных документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. «Перечни вопросов» имеют вид рукописных, позднее - машинописных переплетённых книг, составлявшихся в делопроизводстве организаций и учреждений и сдававшихся вместе с делами и описями в архив. На обложках проставлены шифры - номера фондов, описей, дел, содержание которых они раскрывают. «Перечни вопросов» раскрывают содержание дел, имеющих «глухие» заголовки, повышают информативность описей

В настоящее время идёт работа с программным комплексом «Архивный фонд» (уровень «Дело») и с созданными в архиве базами данных: «Научно-справочная библиотека», «Периодика», «Указатель фондов», «Справочно-информационный фонд». Тематических БД по документам архива не создано.

Для облегчения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователям справочно-поисковые средства. Совокупность взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, создаваемых на единой научно-методической основе, называется системой научно-справочного аппарата (НСА). Среди архивных справочников выделяются основные (путеводители, описи дел, документов, каталоги) и вспомогательные (указатели).

Путеводители

Путеводителями называются архивные справочники, содержащие сведения о фондах архива в систематизированном виде и предназначенные для ознакомления пользователя с их составом и содержанием. Состоят из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.

Справочники-путеводители, содержащие информацию о документах государственного архива Воронежской области, делятся на несколько видов.

Межархивные справочники-путеводители «Государственные архивы РСФСР» (М., 1980) и «Государственные архивы СССР» (М., 1989) содержат общие сведения, включающие в себя справочные данные, справку об истории архива, краткую информацию о составе и содержании хранящихся документов.

Межархивный тематический справочник «Справочник о документах по истории сельского хозяйства, хранящихся в государственных архивах Центрально-Черноземного района РСФСР» (Воронеж, 1990) содержит информацию о составе хранящихся в фондах архива документов по сельскохозяйственной тематике.

Путеводитель по фондам ОГУ «Государственный архив Воронежской области», составленный в 2007 году, дает представление обо всем массиве документов, находящихся на хранении в архиве за период с 1611 г. по 2006 г.

Путеводитель состоит из шести основных частей:

1. Фонды учреждений, организаций и предприятий досоветского периода.
2. Фонды учреждений, организаций и предприятий советского и постсоветского периодов.
3. Фонды личного происхождения.
4. Фонды учреждений, организаций и предприятий, действовавших в период временной оккупации.
5. Аудиовизуальные документы.
6. Научно-справочная библиотека.

В приложениях даны: справка об истории административно-территориального деления Воронежской области; указатель учреждений, организаций, предприятий, должностей, упомянутых в путеводителе; географический указатель; список использованных источников и литературы.

Описи дел, документов (архивные)

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков единиц хранения/единиц учета и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда, а также учета дел. Для облегчения поиска информации внутри описей дел, они снабжаются специальным справочным аппаратом. В справочный аппарат описи дел входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие (в котором содержатся краткие сведения об истории фондообразователя и фонда, а также приводится краткая аннотация состава документов фонда), список употребленных в описи сокращенных слов и выражений (при необходимости), переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

На наиболее ценные, значимые дела возможно составление в описи подробных аннотаций к заголовкам с перечислением названий каждого документа, входящего в дело. Такие аннотации были составлены к делам фондов: Воронежская казенная палата, приказных изб Воронежского края, содержащие интересные документы середины XVII — начала XVIII вв. и др.

Каталоги

Каталоги — межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, дел, архивных документов архива сгруппированы по отдельным предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации («Схема Единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР» (советский период), М., 1978, «Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (ХVIII — нач. ХХ в.), М., 1983, «Схема классификации фотодокументов госархива Воронежской области», Воронеж, 1979, «Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации», М., 2007).

В ОГУ «Государственный архив Воронежской области» имеются систематический и именной каталоги.

Систематический каталог содержит сведения управленческой документации и личного происхождения (досоветского и советского периодов), НТД, фотодокументов. Разновидностью систематического каталога являются каталоги по истории госучреждений и истории административно-территориального деления.

В настоящее время полной тематической разработке подвергнуто 365 фондов (см. список фондов, прошедших каталогизацию).

В основном это наиболее используемые фонды: государственной власти и управления; промышленных предприятий; учреждений, организаций, предприятий сельского хозяйства, статистики, финансирования, народного образования, культуры и др. С 2001 года ведется работа по каталогизации документов XVII века.

Фотокаталог дает представление о фотодокументах, хранящихся в госархиве Воронежской области.

Каталоги представлены традиционным карточным вариантом и базами данных: «Электронный каталог», «Фотокаталог».

Всего составлено и включено в каталоги по состоянию на 01.01.2008 года каталожных карточки по документам управленческого характера и личного происхождения; 2709 каталожных карточек по научно-технической документации.

Указатели

Указатели — архивные справочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

В ОГУ «Государственный архив Воронежской области» ведется работа по созданию указателей, разнообразных по своему видовому содержанию:

1. Внутрифондовые к документам (именные). Составлены к документам фондов: Воронежского отряда народного ополчения, Воронежского истребительного батальона, Комиссий по делам бывших красногвардейцев и красных партизан. С 2006 года ведется БД «Награды за материнство» по фонду Воронежского облисполкома.
2. Внутрифондовые к описям (хронологические, структурные, воинских подразделений, именные, репертуара театра и др.). Составлены к описям таких фондов как ЦЧОблисполком, Воронежский драмтеатр им. Кольцова, Военная прокуратура 10 стрелкового корпуса, приказных изб.
3. Межфондовые к описям. В связи с увеличением количества запросов социально-правового характера о репрессировании граждан, для первоначальной ориентации в документах по этому вопросу был составлен «Межфондовый географический указатель репрессированных жителей ЦЧО и Воронежской области». При составлении этого указателя использовались фонды исполнительной власти.
4. Межфондовые к документам (именные). «Межфондовый именной указатель репрессированных жителей ЦЧО и Воронежской области». Указатель представлен карточками и БД «Репрессированные».

Научно-справочный аппарат архивов

Лекция 6.

Ни один архив не может успешно существовать без
справочно-поисковых средств к его документам.
Без них архив – склад, на котором невозможно чтолибо учесть, найти, эффективно хранить и
использовать.
Сами архивные документы – это результат
объективного исторического процесса
документирования жизнедеятельности человека.
Архивные комплексы – это тоже объективный
результат функционирования фондообразователя и
деятельности государства по их организации и
распределению между архивами.
Средства поиска – это результат целенаправленной
деятельности архивистов по их созданию.

1. Научно-справочный аппарат архива: назначение, функции, принципы создания

Объем Архивного фонда Российской Федерации
составляет более 500 млн. единиц хранения на
различных носителях (= более 8,5 тыс. км архивных
полок).
Эти документы, хранящиеся в архивах, музеях,
библиотеках и др. хранилищах, а также архивные
документы современных организаций востребованы
в обществе, но они не могут быть использованы без
определенных справочно-поисковых средств.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения как синонимы дает
термины «справочно-поисковые средства архива»,
«научно-справочный аппарат архива», «НСА архива».

архивным документам (научносправочный аппарат архива / НСА архива)
– это совокупность описаний архивных
документов.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения

Справочно-поисковые средства к
архивным документам –это комплекс
взаимосвязанных и взаимодополняемых
архивных справочников о составе и
содержании архивных документов,
создаваемых на единой методической
основе для поиска архивных документов и
архивной информации в целях
эффективного использования.
Правила … М., 2007

Миссия архива как социального института – хранилище
национальной памяти.
Социальное назначение НСА архивов: обеспечение общества
достоверной ретроспективной документной информацией.
НСА архивов – это инструмент реализации социальной
миссии архивов.
Существование системы НСА архива – это условие
реализации принципа публичности и доступности архивов.

Функции НСА архивов

Внутренние функции
Внешние функции
способствует лучшему
учету документов
раскрывает состав и
содержание документов
способствует сохранности
документов
способствует поиску и
подбору документов для
использования
способствует
комплектованию архивов и
ЭЦД

Принципы построения НСА:

взаимосвязь и взаимодополняемость информации
различных справочников, описывающих первичную
ретроспективную документную информацию на
разных уровнях;
неповторяемость и недублированность информации
различных видов справочников;
преемственность НСА ведомственных,
государственных, муниципальных архивов;
единство методики создания НСА и обеспечение
унификации методики составления каждого вида
справочника.

Развитие НСА архивов

Эмпирическая практика создания в отдельных
архивах различных описей, каталогов, памятных
книжек, обозрений.
Унификация правил описания («Основные правила
работы государственных архивов», 1962). Начало
внедрения системного подхода.
Интеграция архивоведения и информатики
возникновение информационного подхода в
архивоведении система НСА рассматривается как
иерархия классов справочников, разделенных по
уровням и объектам описания электронный НСА.

Выводы:

НСА архивов – это инструмент реализации
социальной миссии архивов.
НСА помогает учету, сохранности,
комплектованию и ЭЦД архива (внутренние
функции), а также раскрывает состав и
содержание документов и способствует их поиску
и подбору для использования (внешние функции).

2. Описание архивных документов

Эффективность функционирования НСА архива
напрямую зависит от результатов описания
содержащихся в архиве документов.
Описание – это процесс преобразования первичной
документной информации (архивных документов)
во вторичную документную информацию
(архивные справочники).
Описание – это результат процесса создания
вторичной документной информации об архивных
документах.

Описание является средством коммуникации между объектом описания и внешней средой

Описание
Объект
(документ,
дело,
фонд)
(сжатие
информаци
и)
Элемент
системы
НСА
Внешняя
среда

Описание как средство коммуникации между
объектом описания и внешней средой является:
базой создания информации о документе (или его
части), деле (группе дел), фонде (группе фондов),
архиве (группе архивов), Архивном фонде России в
целом;
базой подготовки разных типов и видов справочных
средств;
базой составления учетных документов архива.

Поскольку объекты архивного описания
разнообразны (документ, фонд, дело), описание
должно быть многоуровневым.

Группы элементов описания современных справочных средств

Идентификационные
элементы
минимальная совокупность
элементов описания,
позволяющая
идентифицировать
единицу описания (т.е.
установить полное
соответствие между
первичной документной
информацией и вторичной
документной информацией)
Интеллектуальные
элементы
набор элементов описания,
раскрывающий историю
формирования и хранения
единицы описания, ее
состав и содержание

Описания на любом уровне (фонда, дела,
документа) приобретают смысл лишь тогда, когда
они могут быть идентифицированы, т.е. когда
будет подтверждена их принадлежность к
конкретному архивному фонду.
Минимальный состав элементов описания:
поисковые (адресные) данные единицы описания,
наименование (название) единицы описания,
хронологические рамки единицы описания,
объем единицы описания.

Минимально необходимая совокупность элементов
описания, позволяющая установить полное
соответствие между единицей описания и ее
архивным описанием входит в
число обязательных элементов описания для любого
архивного справочника.
Набор обязательных элементов в описании строго
упорядочен.
Состав обязательных элементов описания
определяется целевым назначением справочного
средства, для которого оно составляется.

Современная регламентация описания архивной
документной информации основана на унификации
элементов описания и разработке
стандартизированного, строго упорядоченного
описания.
Стандартизация описания обусловлена внедрением в
практику работы архивных учреждений
компьютерных технологий, необходимостью
формирования единого информационного
пространства.

Для каждого типа справочника набор
обязательных элементов описания должен быть
стандартным, как строго организованная
совокупность элементов описания, легко
поддающаяся формализации.
Набор дополнительных элементов описания также
должен быть упорядочен, хотя интеллектуальные
элементы описания, включающие чаще всего
смысловые, а не формальные сведения, труднее
поддаются формализации.

Набор обязательных и дополнительных элементов
описания и их последовательность в пределах каждого
типа и вида архивных справочников (описей,
путеводителей, каталогов, указателей, обзоров)
определены в:
◦ Правилах организации хранения, комплектования, учета и
использования документов АФ РФ других архивных документов в гос. и
муницип. архивах, музеях и библиотеках,
организациях РАН (2007);
◦ Правила организации хранения, комплектования, учета и
использования документов архивного фонда РФ и других архивных
документов в органах гос. власти, органах местного самоуправления и
организациях (2015);
◦ метод. пособии «Создание современных
архивных справочников на основе
дифференцированного подхода»
(ВНИИДАД, 2002) и др. метод. издания.

В метод. пособии «Создание современных архивных справочников…» определен набор реквизитов для:

описи;
каталогов (систематическому; тематическим;
предметным);
путеводителей (по архиву, по архивным фондам,
тематическому путеводителю по фондам, краткому
справочнику по фондам);
обзорам;
указателей (указателю к архивным справочникам,
хронологическому и предметному указателям).

Уровень объекта
описания:
Фонд
(объединенный
архивный фонд,
фонд личного
происхождения,
архивная
коллекция)
Дело (единица
хранения)
Документ
Состав элементов описания:

номер фонда);
название фонда;
крайние даты документов фонда;
объем фонда (количество ед. хр.).
архивный шифр (сокращенное наименование архива,
номер фонда, номер описи, номер дела);
заголовок дела;
крайние даты документов дела;
объем дела (количество листов в деле).
архивный шифр (сокращенное наименование архива,
номер фонда, номер описи, номер дела, номера листов);
заголовок документа;
дату документа;
объем документа (количество листов в документе).

Состав реквизитов описания по типам и видам архивных справочников Тип справочника: ОПИСЬ

ПРИМЕР:
Обязательные реквизиты
Дополнительные реквизиты
Порядковый номер записи (номер
дела)
Способ воспроизведения
Делопроизводственный номер
Степень, полноты документов в деле
Заголовок дела
Внешние особенности документов
Указание на подлинность /
копийность
Крайние даты документов
Количество листов в деле
Аннотация документов

В практике российских архивистов выработаны
методические правила, позволяющие емко и
информативно описывать архивные документы.
Например, для составления заголовков единицы хранения:
◦ Используемая в заголовке терминология должна отражать
особенности эпохи создания единицы хранения (термины,
отражающие особое почитание членов императорской семьи и
высших чиновников, опускаются, но сохраняются бытовавшие
названия учреждений и должностей). Пример: вместо старого
заголовка «О введение в присутствие Государственного совета его
императорского величества государя наследника цесаревича и
великого князя Александра Николаевича» надо писать: «О введении в
присутствие Государственного совета наследника престола
великого князя Александра Николаевича».
◦ Запрещается заменять современными определениями термины,
обозначающие конкретные исторические реалии. Пример: нельзя
заменить «отрешение от должности» на «увольнение» (т.к.
исторически отрешение и увольнение было разными мерами
наказания).

◦ Архаичные словоупотребления, не несущие информации о
юридическом статусе и особенностях делопроизводства, могут
быть заменены на современные. Пример: вместо «Дело о
дозволении» надо писать: «Дело о разрешении».
◦ При редактировании заголовков, которые содержат оценочные с
позиций времени создания документов элементы, нужно найти
объективную и политически нейтральную формулировку. Пример:
вместо «государственный преступник» – «обвиненный в
государственном преступлении» (но не «революционер»), вместо
«беспорядки» – «волнения» (но не «революционные выступления»).
◦ Рекомендуется избегать вводных предложений (вместо них –
деепричастные обороты), союзов (кроме союза «и»).
◦ Сокращения должны быть унифицированы.

был разработан в 1960-е годы.

документов – это основной, универсальный метод

Суть подхода: описание фонда и состав НСА к нему,
степень его полноты и подробности определяется
(дифференцируется) в зависимости от научной
ценности и информативности фонда. По этому же
принципу определяется и очередность создания
НСА).

Дифференцированный подход к описанию архивных документов

Дифференцированный подход действует
последовательно и постоянно на всех этапах
переработки первичной архивной информации:
◦ проведения экспертизы ценности документов и
комплектования фонда, формирования дел и их описания,
составления описей;
◦ отражения данного фонда в учетных документах архива
после его приема на государственное хранение;
◦ отражения информации о составе и содержании
документов фонда в различных СПС с необходимой
степенью детализации описания для каждого справочника.

Международный стандарт архивного описания

Первый международный стандарт архивного описания
был принят в 1994 г. на Конгрессе
Международного совета архивов.
В н.в. действует Международный
стандарт 2000 г.
Он носит рекомендательный
характер. По нормам описания
близок к действующим в РФ
правилам.

Вывод:

Описания архивных объектов включают
идентификационные и интеллектуальные элементы.
Набор обязательных и дополнительных элементов
описания и их последовательность в пределах
каждого типа и вида архивных справочников
определены в нормативно-методических изданиях.
Дифференцированный подход к описанию архивных
документов– это основной, универсальный метод
преобразования первичной документной информации.

3. Система научно-справочного аппарата к документам АФ РФ

Система НСА к документам АФ РФ

Все вместе архивные справочники, базы данных (БД) и другие средства
информации (содержание которых связано с профилем архива), составляют
систему НСА к документам
Система НСА к документам –
комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых
архивных справочников, БД о составе и содержании
документов
ГОСТ Р 7.0.8-2013

Термины и определения

Принципы построения системы справочно-поисковых средств (СПС):

взаимосвязь и взаимодополняемость
информации различных справочников,
описывающих первичную ретроспективную
документную информацию на разных уровнях;
неповторяемость и недублированность
информации различных видов справочников;
преемственность СПС организаций с СПС
государственных и муниципальных архивов.

Требования к СПС:

удовлетворять потребности общества в
ретроспективной информации по мере возникновения
и поступления запросов в архивы;
ориентироваться в основном на тематический поиск
информации;
универсальный характер (т.е. СПС должна охватывать
всю совокупность документов АФ РФ независимо от
способа закрепления информации);

Требования к СПС:

единая методика составления всех типов и видов
справочников;
взаимосвязь, взаимодополняемость справочников;
развиваться с учетом дальнейших перспектив
применения новейших достижений науки и техники,
т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Типология СПС архива

представляет собой сложную
теоретическую проблему.
Сложность определена:
◦ необходимостью раскрывать в СПС как первичную, так и
вторичную архивную информацию;
◦ разнородностью объектов, отражающихся с СПС (фонд,
дело, документ);
◦ большим разнообразием поисковых запросов пользователей;
◦ разным уровнем исполнения поисковых запросов (на уровне
АФ РФ – межархивный уровень, на уровне одного архива –
внутриархивный / межфондовый уровень; на уровне фонда –
внутрифондовый уровень).

межархивный уровень
внутриархивный /
межфондовый уровень
внутрифондовый
уровень

ВНИИДАД, 2002

Уровни НСА архивов

Уровни
Структурные
справочники
Тематические
справочники
Центральный фондовый
каталог
Краткий справочник по
фондам архивов
Путеводитель по фондам
архивов
Внутриархивный Каталог фондов
Указатель описей фондов
/ межфондовый
архива
Краткий справочник по
фондам архива
Путеводитель по фондам
архива
Тематический краткий справочник
по архивам
Тематический путеводитель по
фондам архивов
Межархивные каталоги
Внутрифондовый Описи фонда
Тематические указатели к фонду
Тематические указатели к описи
Межархивный
Внутриархивные каталоги
Тематические межфондовые
указатели

Терминологический аспект проблемы

Тип – это:
вид, род, разновидность чего-либо;
высшая категория в систематике животных и растений;

Вид – это:
понятие, обозначающее ряд предметов, явлений с
одинаковыми признаками;
классификационное понятие в научной систематике.
подчиненное понятие, входящее в состав другого, высшего
понятия (рода / типа).
ТИП
ВИД

Типы и виды справочных средств в госархиве

Типы и виды СПС архива

Типы СПС
Виды СПС
Описи
Каталоги
систематический каталог, предметный каталог,
тематический каталог
Путеводители
путеводитель по архиву, путеводитель по фондам,
тематический путеводитель
Указатели
указатель к архивным справочникам,
хронологический указатель, предметный
указатель
Обзоры
обзор фонда, тематический обзор

Все архивные справочники, описывающие
документную информацию, делятся на обязательные
и дополнительные. Обязательные справочники
существуют во всех государственных и

Обязательные справочники:
Архивные описи
Архивные каталоги
Путеводители

Дополнительные справочники создаются с учетом
специфики документов архива, а также складываются
исторически (поступившие на постоянное хранение
делопроизводственные картотеки и перечни
документов, например, выявленных для публикации).
К дополнительным справочникам относятся
указатели, обзоры.

Выводы:

Существование развернутой системы архивных
СПС является необходимым условием реализации
принципа публичности и доступности архивов.
Основными принципами построения СПС архивов
являются: взаимосвязь и взаимодополняемость
различных справочников, неповторяемость и
недублированность информации различных видов
справочников, преемственность СПС различных
архивов.

Выводы:

Справочные средства архива различаются по:
уровню исполнения поисковых запросов (межархивный,
внутриархивный / межфондовый; внутрифондовый уровень);
типам и видам.
Обязательные СПС (описи, каталоги, путеводители)
должны веститсь во всех государственных и
муниципальных архивах и архивах организаций.

4. Архивные справочники: характеристика, особенности, место в СПС архивов

Архивный справочник – это справочник о
составе, содержании и местонахождении архивных
документов.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство и архивное дело
Термины и определения
Информация в архивных справочниках всегда
вторична (составляется на основе описания
архивных документов, содержащих первичную
информацию).

В справочник вносится переработанная
составителем документная информация о составе,
содержании, поисковых данных документов.
В зависимости от типа справочника описание
проводится по части документа, всему документу,
группе документов, делу, группе дел, фонду, группе
фондов одного или нескольких архивов.

Архивные описи

Опись дел, документов – это справочный и
учетный документ, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения /
единиц учета архивного фонда, предназначенный
для раскрытия их содержания и учета.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство и архивное дело
Термины и определения
Описи существуют почти во всех архивах во всем
мире.

В России первая опись
известна с XVI в., когда
слова «архив» в русском
языке еще не было.
До настоящего времени
не утратили своего
значения описи,
составленные подьячими
в московских приказах
XVII в.

Функции описи:

информационная – раскрывает состав и содержание
дел (реализуется в процессе составления заголовков
дел);
учетная – указывает количество единиц хранения в
фонде, способствует сохранности документов;
классификационная – закрепляет систематизацию
дел в фонде (в период логического и рационального
расположения документов в фонде, т.е. при
осуществлении группировок).

Структура современной описи:

Титульный лист (название архива, название и номер
фонда, номер описи и характеристика комплекса
документов, составляющих опись);
Оглавление (если опись имеет внутреннюю структуру);
Предисловие (сведения о фондообразователе, особенности
построения описи и порядок пользования ею);
Основная часть (последовательно расположенные
описания – описательные статьи – по каждой единице
хранения);
Заверительная надпись (количество единиц хранения);
Указатели (именные, географические, предметные,
(хронологические).

Список описей на сайте РГДА

Опись «Личные документы Петра I,
Петра II, Павла I, Александра I,
Николая I…» (сайт РГДА)

Архивные путеводители

Архивный путеводитель – это справочник,
содержащий систематизированные сведения о фондах
архива (архивов) и предназначенный для
ознакомления с их составом и содержанием.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство и архивное дело
Термины и определения
Назначение путеводителей – ознакомление
потребителей с краткой информацией,
ориентирующей в составе и содержании фондов
архива.

Путеводители существуют почти во всех архивах во
всем мире.
В советский период путеводители стали создаваться
в начале 1930-х гг. в 1940-е гг. разрабатывалась
методика создания путеводителей. В 1950-е гг.
стали появляться путеводители по центральным
государственным архивам. Они стали основой для
создания путеводителей по республиканским и
областным архивам. К концу 1980-х гг.
большинство госархивов имели свои путеводители.
НО: они имели лакуны и идеологизированные
формулировки.

Виды путеводителей:

◦ путеводитель по фондам архива (архивов);
◦ краткий справочник по фондам архива (архивов);
◦ тематический путеводитель по фондам архива (архивов).
Путеводители подразделяются также на архивные
(внутриархивные) и межархивные.
Вид путеводителя определяется его целевым
назначением.

Вид путеводителя
Путеводитель по фондам
архива
Характеристика
Справочник, содержащий краткие
сведения (характеристики) об архивных
фондах (коллекциях, комплексах
документов). Систематизированный
порядок. Предназначен для общего
ознакомления с составом и
содержанием фондов архива
Краткий справочник по
фондам архива(ов)
Справочник, содержащий
систематизированный перечень фондов.
Различаются аннотированные и не
аннотированные справочники
Тематический путеводитель
по фондам архива(ов) -
Справочник, характеризующий ту часть
документов этих фондов архива(ов), в
которой заключена информация по теме
(темам), и указывающий наименования
или номера архивных фондов

Любой путеводитель состоит из двух частей:
характеристик фондов (собственно путеводитель) и
справочного аппарата.
Примерная структура путеводителя:
◦ краткий очерк по истории архива / предисловие;
◦ описательные статьи (схема: название фонда, справочные
данные о нем, история организации-фондообразователя,
информация о составе и содержании документов
фонда);
◦ указатели (именные, географические, предметные и
другие).

Схемы построения путеводителей

хронологический,
ведомственный / отраслевой,
по степени значимости фондов
алфавитный,
комбинированный.

Единой схемы построения путеводителя
для всех архивов быть не может, так как
схема зависит от состава и содержания
фондов архива.
Но выработка единых принципов
построения путеводителя для более или
менее однородных по своему составу
архивов необходима.

Характеристика разных схем построения путеводителей

Схемы
Расположение характеристик фондов
Хронологическая

хронологии (фонды учреждений XIX века, фонды
учреждений XX века, и др.)
Ведомственная / отраслевая
Характеристики фондов группируются по
отраслям государственной, экономической,
культурной, научной деятельности
фондообразователя
По значимости фондов
Характеристики фондов группируются по
масштабу деятельности фондообразователей и по
значимости фондов
Алфавитная
Характеристики фондов расположены в
алфавитном порядке названий фондов (напр.,
фонды личного происхождения)
Комбинированная
Характеристики группируются комбинировано, с
учетом разных признаков

Примеры архивных путеводителей, изданных в разные годы

Архивные справочники на сайте ОГУ ГАСО

В настоящее
время многие
путеводители
размещены на
сайтах архивах и
доступны
любому
пользователю в
режиме on-line.

Архивные каталоги

Архивный каталог – это справочник, в котором
сведения о содержании архивных фондов, единиц
хранения/единиц учета, архивных документов (или
их частей), расположены в соответствии с
выбранной схемой классификации.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство и архивное дело
Термины и определения
Архивные каталоги – сравнительно молодой вид
СПС архива (ведутся с середины XX в.).

Опись и каталог: соотношение

Опись
Каталог
Выполняет функцию учета и Не выполняет функцию учета
закрепляет систему хранения и не закрепляет систему
документов
хранения документов
Описывает единицы
хранения фонда
Описывает содержание
документов не обязательно
одного фонда (чаще –
нескольких фондов)
Группировка описаний по
нумерации единиц хранения
в фонде
Группировка описаний по
схеме классификации
(определенной логике)

Назначение каталогов: оперативный поиск
углубленной информации, содержащейся в
документах архива по определенным темам,
событиям, явлениям и т.д.
Каталоги могут составляться на любой комплекс
документов независимо от объема, времени создания
документов, техники и способа их воспроизведения.
Количество вопросов (отраслей, тем, предметов),
освещаемых каталогом, может быть различным и
зависит от целей его создания.

Основное деление каталога – рубрика (название
конкретного вопроса, предмета, фамилия, дата,
географическое название). Рубрика может
делиться на подрубрики.
Каждая карточка в каталоге составляется на один
документ.
Каталоги по форме могут быть карточными и
книжными.

Расположение карточек в каталоге зависит от вида
каталога: в каталогах логической структуры они
располагаются по классификационной схеме, в
каталогах алфавитной структуры – по алфавиту.

Виды каталогов

Систематический
Логической
структуры
Хронологический
Тематический
Архивные
каталоги
Именной
Алфавитной
структуры
Географический

Виды архивных каталогов

В начале XXI в. систематические каталоги имеются
почти во всех гос.архивах; именные – примерно в
половине; тематические – в 40 %; тематические
каталоги по истории госучреждений – в 20 %; по
административно-территориальному делению и
географические – в 2 %.

Единый классификатор документной информации АФ РФ

Основой систематического каталога является схема
классификации.
В библиотечной практике есть несколько
апробированных временем классификационных
схем (ББК, УДК). Как правило, фонд одной
библиотеки систематизируется по одной схеме
классификации.
В архивном деле процесс разработки единой схемы
классификации долго отставал от потребностей
практики.

В 1978 г. был издан Единый классификатор для
документов советского периода. Он был
использован в создании каталогов в ряде крупных
отечественных архивов, хранящих документы
советского периода.
В 1983 г. был издан Единый классификатор для
документов периода XVIII – начала XX в.
После событий 1991 г. эти схемы перестали
отвечать требованиям классификационного анализа
и организации документов АФ РФ.

Единый классификатор
(ЕКДИ) для всего АФ РФ
был издан в 2007 г.
Разработан ВНИИДАД.
ЕКАДИ устраняет
естественный разрыв в
классификации
документной информации
по истории страны до и
после 1917 г.
Схема деидеологизирована.
Схема дополнена новой
информацией (количество
отделов в 6 раз).

ЕКДИ существенного влияния на архивные
каталоги не оказал.
Многие (если не большинство) архивов
продолжили ведение каталогов, разработанных в
самих архивах.
ЕКДИ может использоваться:
◦ для построения каталогов;
◦ индексирования информации, представленной в других
архивных справочниках (напр., в электронных описях и
указателях);
◦ составлении запросов для автоматизированного поиска
информации;
◦ для автоматизированного поиска архивной документной
информации.

Правила… 2007 г. относят каталоги к категории
обязательных для ведения в архиве: «Состав
системы каталогов архива определяется составом
и содержанием архивных документов,
интенсивностью их использования, степенью
разработанности архивных фондов, наличием и
качеством других типов архивных справочников.
Основными в системе каталогов архива являются
систематический и именной».
В архивах организаций вместо каталогов ведутся
картотеки.

Главным недостатком большинства существующих
архивных каталогов является их неполнота. Она
порождена тем. что каталоги в архивах стали
создаваться относительно недавно, а также
выборочным характером каталогизации в
некоторых архивах.

Дополнительные справочники системы СПС архива

В архиве могут создаваться дополнительные
справочники системы СПС архива: обзоры,
указатели, тематические картотеки и тематические
перечни документов и дел, аннотированные
реестры описей.

Обзор архивного фонда

– это справочник,
содержащий систематизированные сведения о составе
и содержании архивных документов одного архивного
фонда, дополненные их источниковедческим
анализом.
Обзор предназначен для информирования учреждений,
организаций, предприятий, научной общественности о
характере и содержании архивных документов
Предназначаются не столько для внутреннего пользования в
архиве, сколько для издания

Целесообразность составления обзоров
определяется актуальностью и значимостью
проблемы, степенью ее изученности, новизной
включаемых в обзор документов.
Обзоры могут публиковаться как в виде
самостоятельных изданий, так и отдельными
статьями в периодических и продолжающихся
изданиях

Виды обзоров

обзоры
архивных
фондов
тематические
обзоры
Цель - раскрыть состав и содержание
документов только одного фонда по всем
существенным вопросам и темам,
нашедшим отражение в его документах
Цель– раскрыть состав и содержание
документов по определенной теме вне
зависимости от того, находятся сведения по
теме в документах одного или нескольких
фондов архива или даже нескольких
архивов

Структура обзора:

характеристика документов (собственно обзор):
сведения о составе и содержании документов
(аннотации), иногда их источниковедческий анализ
и поисковые данные;
справочный аппарат: титульный лист, содержание,
предисловие, список сокращений, указатель(и).

Архивный указатель

– это справочник,
содержащий систематизированный перечень
наименований предметных понятий, упоминаемых
в архивных документах, с указанием их архивных
шифров.
Задача указателей – ускорить и облегчить труд
пользователя по работе с описью.

Виды указателей

По
организации
материала
Предметный
Именной
Географический
тематический
По форме
По структуре
рубрик
Печатный
Глухие
Электронный
Аннотированные
Хронологический
Карточный

Дополнительные справочники, изданные разными архивами

Дополнительные справочники, изданные разными
архивами

4. Электронный научно-справочный аппарат к документам АФ РФ

В настоящее врем в большинстве федеральных и во
многих региональных архивах активно создаются
современные поисковые средства на базе компьютерных
технологий.
Электронный НСА архивов – это совокупность описаний
документов, помещенных в базы данных,
автоматизированных средств поиска информации и
представления результатов поиска.

Задачи электронного НСА архивов:

интенсификация процессов архивной эвристики,
повышения скорости и результативности решения
поисковых задач;
расширение доступа пользователей к документной
информации;
повышение интенсивности и эффективности
использования архивных;
развитие межархивного и международного
сотрудничества на основе информационного обмена,
реализация совместных проектов по введению в научный
оборот значимых комплексов исторических источников.

Этапы развития автоматизированного (электронного) НСА архивов:

Вторая половина 1970-х – первая половина 1980-х
гг.: начала складываться теоретическая и
методическая база архивоведения машиночитаемых
документов. Преобладали магнитные носители
информации. Были созданы первые межархивные
ИПС (напр., тематический каталог «Великий
Октябрь», автоматизированный центральный
фондовый каталог).

Вторая половина 1980 – 2000-е гг. Информатизация
архивов на основе персональных компьютеров типа IBM
PC, применение магнитных и оптических носителей
информации, сетевых технологий и технологий
оцифрования. Начинается стихийная массовая
компьютеризация архивов. Разрабатывается прикладное
программное обеспечение по всем направлениям
деятельности архивов. Изменяется методика работы
архивов (развивается автоматизированный учет,
автоматизированный НСА). В 1995-1996 г. принимается
первая общеотраслевая Концепция и Программа
информатизации архивного дела, начинается работа по
внедрению общеотраслевого (типового) программного
обеспечения.

Середина 2000-х – процесс создания справочников
достигает апогея. Единая методическая и программная
база по-прежнему отсутствует. В архивах ежегодно
создается не менее 50 тематических АИПС. Электронные
каталоги дробятся по видам (именные, географические,
предметно-тематические, систематические). Идет процесс
дифференциации даже в пределах одного вида каталога
(напр., на базе именного каталога создаются локальные
БД: по личному составу различных предприятий, по
репрессированным, реабилитированным, и т.д.). БД
ориентированы на основные виды социально-правовых
запросов, выполняемых архивными учреждениями.
Тематические БД составляют абсолютное большинство
программ, создаваемых в архивах.

С середины 2000-х гг. : доминирует тенденция к
интеграции тематических ресурсов. Эта тенденция уже
была предусмотрена в Концепции информатизации
архивного дела (1995): ориентир – на использование
общероссийских и международных стандартов для
формирования общероссийского информационного
пространства на основе интеграции ресурсов отдельных
архивов; создание ИПС с возможностью удаленного
доступа к БД и электронным копиям документов.
«Программа информатизации ФАА и подведомственных
ему учреждений на 2011-2020 г.» (2011) акцентировала
внимание на преодолении разрозненности
государственных информационных ресурсов в области
архивного дела путем их объединения.

В «Программе информатизации ФАА и подведомственных ему
учреждений на 2011-2020 г.» намечены следующие шаги:
проведение инвентаризации существующих информационных ресурсов федеральных
архивов;
осуществление в каждом архиве интеграции имеющихся информационных ресурсов
в единую для данного архива БД с формированием единого НСА архива в
электронном формате;
подготовка данного «локального» ресурса к его интеграции в единую для всех
федеральных архивов систему информационных ресурсов;
разработка единой интеграционной платформы на основе принципа распределенного – корпорация «Элар». Используется как региональная
ИПС. АИС доступен как сотрудникам ОГАЧО и
пользователям на сайте архива.

Электронный НСА ГАЧО

◦ В 2011 г. введен модуль «Виртуальный читальный зал»
(пользователь может самостоятельно и удаленно получить
доступ к АИС «Архив»: после регистрации может
получить доступ к АИС, ознакомиться с составом
фондов, описей архива, провести поиск по фонду, описи,
ключевым словам, заголовку, оформить требование на
выдачу электронной копии дела).
◦ 3. База данных «Фотокаталог» (разработчик – компания
«Архивные информационные технологии»; программа
предназначена для создания электронного каталога
отсканированных фотодокументов – электронного архива;
в н.в. включает около 25% от общего количества
имеющихся фотодокументов; установлена в читальных
залах, доступна для пользователей).

Электронный НСА ГАЧО

◦ 4. Электронные тематические базы данных и указатели по
наиболее востребованным у пользователей темам: БД
«Газетный фонд ГУ ОГАЧО», БД «Решения органов власти
Челябинской области» (1934-1951 гг.), БД «Документы
Администрации, Правительства Челябинской области,
Губернатора Челябинской области» (1996-2008 гг.), БД
«Метрические книги православных, католических
приходов, старообрядческих общин, мусульманских
мечетей, еврейского молитвенного дома» (расписаны 4
фонда, содержащие метрические книги, 41 опись, и 7
фондов, содержащих выписки из метрических книг).
◦ 5. Электронный каталог научно-справочной библиотеки.

В целях правильной организации использования доку­ментальных материалов в архиве создается комплекс посо­бий - научно-справочный аппарат (НСА). Комплекс учетных документов, архивных справочников, методических пособий и справочной литературы обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, раскрытие их состава и со­держания для облегчения их использования, а также возмож­ность быстрого отыскания требуемых материалов в хранили­ще. Система НСА предусматривает обеспечение отыскания документов и документной информации в пределах фонда, архива, Государственного Архивного фонда в целом. Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных ма­териалов. Как указано выше, к научно-справочному аппарату относятся путеводители, описи, каталоги, указатели фондов, тематические обзоры, научно-справочные пособия. Основ­ным архивным справочником является опись, так как на нее опираются все остальные справочники и учетные документы: во всех справочниках даются или шифры единиц хранения, присвоенные им согласно описи, или номера самих описей.

Начинать работу со справочными пособиями к архивным материалам необходимо с общего ознакомления с их системой вданном архиве и поданному фонду для определения наиболее целесообразного и экономичного плана работы. Если имеется несколько видов справочных пособий, то работу следует начи­нать с наиболее совершенных, так как они позволят быстрее обнаружить материалы по теме исследования. При наличии в архиве тематического каталога правильнее обратиться к нему в первую очередь. По своим особенностям тематическим каталог наиболее удобен при выявлении материалов по срав­нительно узкой теме, связанной с деятельностью нескольких фондообразователей. По широкой теме, особенно связанной с материалами одного фонда, целесообразнее вести поиски материалов, пользуясь описями. Выявление материалов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, обладал известным минимумом фактов, которые могли бы облегчить работу с описями и сделать выявление исчерпывающим. Наи-болeeобщими научно-справочными пособиями являются п утеводитель и список фондов. Выяснив название и номер не-обходимого ему фонда, исследователь получает возможность по реестру описей (или по листу фонда) выбрать нужную опись и приступить к ее просмотру. Пользование описью может быть облегчено вспомогательными указателями к ней, а также кса-мим материалам, включенным вопись (например, к нарядам). Таков основной ряд справочных пособий, в котором каждый предыдущий справочник сообщает все необходимые сведения для пользования последующим, обеспечивая в конечном итоге вхождение необходимых архивных документов. Каталоги и тематические обзоры - другой, параллельный, ряд справочных пособий, позволяющий вести разыскания до­кументов, минуя ряд «путеводитель - опись». Практически же исследователю приходится пользоваться всей системой спра­вочных пособий. Полезно сочетать работу над справочными пособиями с просмотром самих выявленных материалов. Это может дать или прямые указания на наличие еще не обнару-женныхдокументов, или целый ряд дополнительных сведений, которые окажутся полезными при дальнейшем просмотре опи­сей. В целях более полного выявления архивных материалов следует практиковать «перекрестное» использование разных видов справочных пособий.

Каждый тип справочника имеет присущий именно ему способ подачи информации. Так, в описи мы встречаемся с чет­кими и сжатыми заголовками на единицы хранения (дела), с прибавлением в необходимых случаях аннотаций отдельных, особо важных документов. В каталогах объектом описания является не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или его части, группе до­кументов, отдельном деле, группе дел. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок группы документов, по­строенный так же, как и заголовок дела в описи. Несмотря на сходство формы заголовка в описи и на каталожной карточке, объем информации описательных статей различен, так как различен объект описания. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечис­ляются виды документов с указанием хронологических рамок и характера содержащейся в них информации. Далее перечис­ляются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем так же освещается следующий вопрос. Эта часть обзора называется характеристикой документов. К обзору обязательно составляется вспомогательный справочный аппарат.

Значительная часть архивов учреждений, организаций, предприятий (особенно небольших) располагает ограниченным составом научно-справочного аппарата. Во многих из них един­ственным архивным справочником являются описи. Но если составление обзоров под силу только крупному ведомственно­му архиву, то карточные каталоги на основе регистрационных карточек должны быть и в небольших архивах, так как они облегчают поиск документной информации. Правилами пред­усматривается передача в архив учреждения вместе с делами и регистрационных карточек. Работникам делопроизводства следует твердо усвоить, что и регистрационным карточкам на исполнение запросов, и контрольным карточкам на приказы и другие распорядительные документы, в которых выписаны вопросы, предстоит еще долго служить справочным целям. Поэтому все картотеки надо передавать в архив учреждения в должном порядке. Разделение массива карточек на две части (карточки на документы постоянного хранения и карточки на документы временного хранения) возложено на делопроиз­водственный персонал. В учреждениях, куда поступает значи­тельное количество предложений, заявлений и жалоб граждан обычно заводят отдельную карточку.

Важно отметить, что каждый тип справочника и каждый учетный документ имеют свое назначение. При этом они не дублируют, а дополняют друг друга.